Chọn đúng phần mềm quản lý khách sạn : 5 tiêu chí dành cho các CFO
Bạn muốn giải công việc quản lý khách sạn của doanh nghiệp mình trở nên hiệu quả hơn bằng cách ứng dụng công nghệ quản lý khách sạn. Vậy thế nào là một phần mềm quản lý khách sạn ưu việt? Bài viết này sẽ chỉ ra 5 tiêu chí cần thiết để bạn có cơ sở chọn cho mình hệ thống phù hợp nhất.
“Chọn hệ thống mà bạn có toàn quyền điều khiển”
Một hệ thống khách sạn kế toán thiếu linh hoạt sẽ làm tiêu tốn của bạn rất nhiều tiền bạc và điều này không phải lúc nào bạn cũng có thể dự đoán được. Những hệ thống đó vô cùng phức tạp và thiếu những tính năng xử lý dữ liệu thông tin, hơn nữa nó đặt bạn vào thế bị động với những chức năng ít ỏi và hạn chế. Nói cách khác, các giám đốc khách sạn ngày nay cần một hệ thống khách sạn kế toán đa năng, linh hoạt cho phép họ nắm quyền kiểm soát các chức năng mà họ muốn sử dụng để vận hành công việc một cách hiệu quả nhất. Nhiều doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam, cả các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đã và đang có ý định đầu tư vào những phần mềm khách sạn kế toán này. Tuy nhiên, để lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với điều kiện và yêu cầu của doanh nghiệp là rất khó. Qua kinh nghiệm thực tiễn, năm tiêu chí được rút ra nhằm định hướng cho các giám đốc khách sạn trong việc lựa chọn phần mềm mà mình cần:
Khả năng thích ứng
Nhu cầu về phần mềm quản lý khách sạn kế toán ở Việt Nam là rất lớn. Tại sao? Bởi hiện tại kinh tế thế giới và Việt Nam có nhiều biến động và thay đổi. Nguyên nhân có thể kể đến như: toàn cầu hóa, kinh doanh quốc tế, hội nhập hay những thay đổi về công nghệ. Là người giữ trách nhiệm quan trọng bạn biết rằng để điều chỉnh hệ thống hiện có của bạn là hết sức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc. Vì thế bạn phải hết sức chủ động và sẵn sàng cho những thay đổi đó bằng một hệ thống quản lý khách sạn ưu việt đủ khả năng giúp hệ thống hiện tại của bạn giải quyết những thay đổi đó mà không gây ra bất kì một sự xáo trộn hay làm thay đổi hoàn toàn nó.
Tốc độ
Đối với người nhà quản lý khách sạn, thông tin về tình hình hoạt động và khách sạn của doanh nghiệp mình là cực kì quan trọng. Chất lượng và thời điểm mà bạn có thông tin đó quyết định khả năng thành công và phát triển của doanh nghiệp. Một cơ sở thông tin đầy đủ, chính xác và nhanh chóng sẽ là cơ sở vững chắc cho những quyết định quan trọng để bạn có thể chớp lấy những cơ hội bất ngờ và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Để có được những báo cáo cần thiết, hệ thống khách sạn kế toán truyền thống cần nhiều thời gian và nhân lực để truy lục, tổng hợp và phân tích các dữ liệu này. Khi những báo cáo này tới tay bạn, có thể đã quá muộn và bạn đã đánh mất cơ hội tốt để phát triển. Vì thế, bạn nên tự trang bị cho mình một hệ thống khách sạn kế toán với nhiều công cụ hỗ trợ giúp bạn dễ dàng truy cập bất kì thông tin nào ở bất kì thời điểm mà bạn cần nó. Vì thế bạn có thể nắm bắt cơ hội và vượt lên trước so với đối thủ của mình.
Các mã phân tích đi kèm
Liệu hệ thống khách sạn kế toán mà bạn đang sử dụng có các chức năng như: trang chủ, bảng điều khiển thông tin, các báo cáo chức năng, hiển thị tiến trình công việc và làm việc thông qua các thiết bị không dây? Đây là những ví dụ của các công cụ phân tích cấp cao đem lại cái nhìn toàn cảnh và chi tiết để bạn có thể đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Ngoài ra, các mã phân tích chức năng cho phép theo dõi các hoạt động khách sạn ở nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ, bạn có thể theo dõi các hoạt động theo cấp: đơn vị kinh doanh, bộ phận, sản phẩm, nhà cung ứng, khách hàng, v.v. Đó là hệ thống cho bạn cái nhìn đầy đủ nhất và sâu sắc nhất theo ý muốn của bạn.
Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu
Là giám đốc khách sạn trong thế giới phẳng, hãy sẵn sàng cho việc điều hành doanh nghiệp bên ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia của mình. Tiêu chí này khá quan trọng, khi công việc kinh doanh không còn gói gọn ở một vị trí địa lý như trước đây. Dù ở đâu bạn cũng phải luôn theo dõi các hoạt động liên quan một cách sát sao nhất có thể. Bạn phải tìm một thống có thể áp dụng trên phạm vi đa quốc gia với một hạ tầng đơn nhất. Hạ tầng này phải có khả năng hỗ trợ giao dịch quốc tế như: ngôn ngữ, tiền tệ, thuế, hay các vấn đề liên quan đến chuẩn kế toán địa phương. Hệ thống khách sạn kế toán này nhất thiết phải có nhiều chức năng linh hoạt, đồng thời không đòi hỏi nhiều về hỗ trợ kĩ thuật để có thể dùng được ở những nơi khác nhau.
Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung
Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp cũng là một yếu tố hết sức quan trọng. Hãy chọn đối tác mà bạn có thể tin tưởng. Vấn đề không chỉ ở chỗ là chọn hệ thống kế nào mà là chọn hệ thống đó với nhà cung cấp nào. Liệu họ có thể hỗ trợ bạn mỗi khi bạn gặp trở ngại hay không? Họ có thường xuyên hỗ trợ, cập nhật và giúp bạn sử dụng hệ thống một cách tối ưu. Bạn nên tìm những đối tác có chung tầm nhìn phát triển với công ty của mình, vì bản thân họ cũng luôn tự cập nhật, và phát triển. Như vậy thì công ty của bạn cũng sẽ có cơ hội hưởng lợi từ những tiến bộ mà họ đem lại để phát triển chắc hơn và nhanh hơn.
Làm việc online
Online để giúp bạn quản lý khách sạn mọi lúc mọi nơi, tránh những thất thoát. Còn rất nhiều lợi ích khách. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel để đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý
