Nhận phòng quá tải! | Quản Lý Khách Sạn
Kinh nghiệm nhận phòng khách sạn quá tải
Khi đọc tiêu đề hẳn các bạn rất ngạc nhiên vì sao một khách sạn chuyên nghiệp lại nhận phòng quá số lượng phòng mà khách sạn có. Điều này là do không nắm vưng thông tin dẫn đến việc nhận quá số lượng phòng và dẫn đến quá tải! Xin thưa với các bạn rằng không hề có việc đó. Vây tại sao người tiếp tân hay nhân viên nhận đặt phòng lại nhận? Câu trả lời là vì muốn khách sạn tối ưu hóa doanh thu vì:
- Những huỷ đặt buồng trong thời hạn cho phép của khách
- Huỷ đặt buồng không báo trước
- Thay đổi đặt buồng
- Khách trả buồng sớm hơn dự định
Vậy làm gì để nhận phòng quá tải nhưng vẫn đảm bảo đủ phòng cho khách?
- Cần nắm chắc con số: phòng sẵn sàng cho thuê (theo từng loại phòng).
- Phải có khả năng cân đối chính xác số buồng bán vượt trội với huỷ đặt phòng hay trả phòng sớm
- Lập chính sách bán phòng vượt trội
- Số lượng phòng bán vượt trội
- Chính sách đền bù
Những con số cần lưu trữ hằng ngày
– Số lượng phòng (The number of reservations)
– Số lượng khách vãng lai (The number of walk in)
– Số lượng đặt phòng nhưng không đến (The number of no-shows)
– Số lượng hủy phòng vào phút cuối (Tthe number of last minute cancellations)
– Số lượng khách trả phòng (The number of check out)
– Số lượng ở thêm (The number of overstays)
– Số lượng trả phòng sớm (The number of under-stays)
– Số lượng nhận phòng sớm (Tthe number of early check in)
– Số lượng đặt phòng được xác nhận (Tthe number of claimed reservations)
Quy trình nhận phòng quá tải như thế nào?
- Nhận quyết định số phòng bán vượt trội
- Kiểm tra tình trạng buồng
- Kiểm tra với bộ phận phục vụ buồng đối với những buồng đang trong kế hoạch sửa chữa
- Kiểm tra lại với công ty đặt buồng
- Thoả thuận với công ty có thể ghép khách không
- Đặt trước một số buồng ở các khách sạn khác trong khu vực
- Quyết định danh sách khách chuyển KS
- Chuẩn bị phương tiện chuyển khách
- Thông báo kịp thời mọi diễn biến cho phụ trách lễ tân, đặt biẹt lúc giao ca
- Thông báo cho lãnh đạo biết tình hình Over-booking
Một số chú ý khi khách huỷ đặt buồng có đảm bảo
Nếu khách huỷ đặt buồng đúng quy định: trả lại tiền đặt cọc (nếu có) cho khách
Nếu khách huỷ đặt buồng không đúng quy định
Sau khi trừ đi phần tiền bồi thường, nếu còn thừa tiền trả lại cho khách
Nếu khách đảm bảo bằng thẻ tín dụng hay công ty bảo lãnh, chuyển hồ sơ (sao chụp phiếu đặt phòng) để liên hệ với công ty phát hành thẻ thu tiền bồi thường của khách hay thu tiền bồi thường của cty bảo lãnh
Khi xảy ra tình trạng overbooking thứ tự ưu tiên phòng thế nào?
Các bạn ưu tiên theo thứ tự này nhé
- Khách VIP & khách quen
- Khách có yêu cầu đặc biệt và đã xác nhận
- Khách đoàn
- Khách ở dài ngày
- Khách đến trước
- Khách trả giá cao
