Đặt phòng khách sạn – Cộng đồng Sales

1. Khái quát về đặt buồng.
Đặt buồng trước là sự thoả thuận giữa khách với khách sạn trong đó khách sạn dành cho khách loại buồng, số lượng buồng và các nhu cầu đặc biệt vào thời gian cụ thể mà khách yêu cầu để sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
2. Mục đích của việc đặt buồng.
Việc đặt buồng trước của khách giúp cho khách sạn nắm đựơc số lượng khách vào một thời điểm trong tương lai. Do đó giúp khách sạn lên được kế hoạch trước và đảm bảo có buồng cho khách vào ngày họ tới, tối đa hoá công xuất buồng và doanh thu buồng. – Công việc đặt buồng được thực hiện tốt sẽ giúp khách sạn chủ động trong việc đón tiếp và thoả mãn nhu cầu của khách sạn cũng như phân công , bố trí và điều phối hoạt động trong khách sạn. Ngược lại hệ thống đặt buồng không tốt sẽ làm giảm công xuất sử dụng buồng và doanh thu của khách sạn, thậm chí còn tạo ấn tượng xấu cho khách. -Với các khách sạn chưa được vi tính hoá thì nhân viên đặt buồng sử dụng các hồ sơ, biểu mẫu để nhận đặt buồng còn các khách sạn đã được vi tính hoá thì việc nhận đặt buồng chủ yếu trực hiện trên vi tính. Cho dù các nhân viên đặt buồng có nhận đặt buồng theo hình thứ nào thì viên nhân viên đặt buồng cho khách cũng bao gồm của các công việc sau: – Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng. – Xác định khả năng đáp ứng. – Thoả thuận đặt buồng với khách. – Ghi nhận các thông tin đặt buồng. – Gửi xác định đặt buồng cho khách. – Lưu trú các hồ sơ đặt buồng.
II. Các nguồn khách đặt buồng.
1. Nguồn khách đặt buồng trực tiếp.
Khách (khách lẻ hoặc khách đoàn) trực tiếp đặt buồng với khách sạn. Đối tượng khách này có thể sử dụng các cách thức đặt buồng sau: – Trực tiếp đến khách sạn. – Gọi điện thoại – Gửi thư tin, fax, thư điện tử ( e mail)… – Qua Internet
2. Nguồn khách đặt buồng qua các đại lý trung gian
Khách đặt buồng củat khách sạn thông qua các đại lý trung gian như; – Đại lý du lịch. – Hãng lữ hành – Hãng hàng không – Văn phòng du lịch địa phương, văn phòng đại diện nước ngoài, sư quán… Đối với các hãng du lịch, khách sạn có thể sử dụng một số hình thức bán buồng linh hoạt sau:
• Khách sạn dành một số lưọng buồng nhất định cho các hãng ( allotment) Khách sạn dành một lượng buồng nhất định để các hãng du lịch và hàng không chủ động bán buồng cho khách mà không cần yêu cầu đặt buồng trứơc. Sau khi đã bán buồng cho khách được , hãng mới để khẳng định việc đặt buồng với khách sạn. Nếu các hãng này không bán hết số lượng buồng mà khách sạn đã dành cho hãng trong một khoảng thời gian nhất định theo thoả thuận thì hãng không phải nộp bất cứ một khoản tiền nào .
• Khách sạn cho phép hãng du lịch, văn phòng trung tâm đặt bán buồng không hạn chế về số lượng trong thời điểm nhất định ( Free sale). Khách sạn cho phép một số khách du lịch, văn phòng, trung tâm đặt buồng được bán buồng của mình không hạn chế về số lượng nhưng sẽ quy định trong một thời gian, thời điểm nhất định. Khi cần khách sạn vẫn có thể thay đổi hoặc yêu cầu ngừng bán.
3. Nguồn khách qua hệ thống đặt buồng trung tâm.
Hệ thống đặt buồng trung tâm thường được thiết lập giữa các khách sạn trong cùng một tập đoàn hoặc các tập đoàn khách sạn khác nhau, các hãng hàng không, du lịch nhằm mục đích tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc đặt buồng khách sạn, khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm của khách sạn trong cùng hệ thống. Hệ thống đặt buồng trung tâm tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng của khách hàng và phân bổ cho các khách sạn trong hệ thống của mình. Khách hàng được cung cấp các số điện thoại miễn phí (toll free) của hệ thống nên có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng. Nhờ hệ thống đặt buồng này các khách sạn thu hút khách và tiết kiệm được chi phí quảng cáo. Hiện nay, trên thế giới có một số hệ thống đặt buồng cho các hãng hàng không và khách sạn. Một trong số đó là GDS ( Global Distribution Systerm), hệ thống này rất phổ biến. Được nhiều khách hàng và hàng không sử dụng.
III. Các loại đặt buồng.
1. Đặt buồng có đảm bảo ( Guaranteed reservation)
Đặt buồng có đảm bảo là giao kèo giữa khách sạn và khách mà theo đó khách sạn phải đảm bảo giữ buồng cho khách tới thời điểm check out của ngày hôm sau ngày khách định đến. Nếu khách không sử dụng buồng và không báo huỷ theo quy định của khách sạn thì khách phải đền bù tiền cho khách sạn. Đặt buồng có đảm bảo được thực hiện thông qua; – Thanh toán trước tiền buồng. – Tiền đặt cọc. – Thẻ tín dụng – Các đại lý du lịch,các công ty có hợp đồng với khách sạn..
2. Đặt buồng không được đảm bảo ( Non- guaranteed reservation)
Đặt buồng không được đảm bảo là việc đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ giứ buồng cho khách sạn giữa một thời điểm nhất định, tuỳ theo quy định của từng khách sạn (thường là 18.00h ) của ngày khách định đến. Sau giờ đó nếu khách không tới, khách sạn có quyền bán buồng cho khách khác.

QUY TRÌNH NHẬN ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Bước một: Nhận yêu cầu đặt buồng. Khi nhận yêu cầu đặt buồng của khách (trực tiếp hoặc gián tiếp), nhân viên đặt buồng phải ghi nhận đầy đủ những thông tin sau: -Tên khách ( tên đoàn khách), tên người đăng ký. -Địa chỉ, số điện thoai hoặc fax của người đặt buồng. -Số khách cùng đi trong đoàn. -Ngày giờ đế, và số đêm lưu trú -Số lượng buồng và loại buồng. -Giá buồng và hình thức thanh toán. -Loại đặt buồng ( bảo đảm hay không đảm bảo). -Các yêu cầu đặc biệt của khách ( nếu có).
Bước 2: Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn. Trong khi tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách, nhân viên đặt buồng phải kiểm tra xem số lượng buồng và loại buồng còn trống của khách sạn có đáp ứng yêu cầu của khách hay không? Nhân viên đặt buồng cần kiểm tra các dữ liệu về tình hình buồng trống của khách sạn qua các biểu bảng, máy vi tính để xác định khả năng tiếp nhận đặt buồng. Tuy nhiên khách sạn có thể nhận số buồng đặt trước nhiều hơn so với số buồng thực trống của mình (với một tỷ lệ phầm trăm nhất định không quá nhiều) vì trong trường hợp khách báo huỷ đột xuất nhằm tối đa hoá công xuất sử dụng buồng. Vì thế, số buồng có khả năng đáp ứng của khách sạn vào một ngày cụ thể lớn hơn số buồng thực trống và được theo công thức sau: Bước ba: Thoả thuận và thuyết phục việc đặt buồng với khách. a.Nếu khách sạn có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách. Nhân viên thông báo lại cho khách, thoả thuận về giá buồng, các dịch vụ kèm theo và các yêu cầu đặc biệt khác. Khi thoả thuận về giá, nhân viên đặt buồng cần nắm vững hệ thống giá buồng và các chính sách về giá của khách sạn đối với từng loại đối tượng khách. Nhân viên nên sử dụng 1 trong 3 phương pháp bán buồng sau:
•Giới thiệu một số loại buồng cho khách lựa chọn.
Nhân viên giới thiêu cho khách 2-3 loại giá buồng của khách sạn và hỏi khách thích loại buồng nào. Khách hàng sẽ có khuynh hướng chọ loại giá buồng ở giữa. phương pháp này là cách bán buồng dễ thực hiện và có hiệu quả để hướng khách hàng thuê buồng có mức giá thấp. Khách không cảm thấy bị áp lực từ phía nhân viên mà họ cảm thấy họ tự quyết định lựa chọn.
• Giới thiệu loại buồng từ mức giá cao trở xuống Nhân viên giới thiệu với khách từ loại buồng có mức giá cao nhất với sựu mô tả những tiện nghi trang thiết bị có trong buồng. có thể có 02 khả năng xẩy ra:
-Khách dồng ý thuê buồng với mức giá cao đó.
-Khách không đồng ý mức giá cao nhất. nhân viên sẽ giới thiệu tiếp loại buồng có giá thấp hơn (theo nguyên tắc từ cao xuống thấp) cho đến khi khách sạn đưa ra quyết định lựa chọn buồng. Nhân viên nên áp dụng phương pháp này với đối tượng khách chưa biết về các loại buồng của khách sạn đối với các đối tượng khách thương gia, khách đi hưởng tuần trăng mật, khách có khả năng thanh toán cao…
•Giới thiệu loại buồng từ mức giá yêu cầu lên loại cao hơn Phương pháp này thường được áp dụng đối với những khách hàng đã đặt buồng trước. khi khách tới làm thủ tục đăng ký khách sạn, nhân viên lễ tân khéo léo gợi ý khách thuê buồng loại giá cao hơn. Chẳng hạn như “ chi thêm 15 đô la ông sẽ có được buồng có tầm nhìn đẹp hơn”. b.Nếu khách sạn không có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách. Nhân viên đặt buồng nến khéo léo gợi ý cho khách phương án thay đổi (loại buồng, ngày đến..). trong trường hợp khách không đồng ý thì nhân viên đặt buồng lịch sự xin lỗi khách và thông báo với khách đưa tên khách vào “ danh sách khách chờ” và xin địa chỉ liên lạc với khách. Nếu khách không chấp nhận thì giới thiệu khách sang khách sạn khác tương đương và hẹn một dịp khác. Nhân viên có thể từ chối nhận đặt buồng đối với những khách có tên trong sổ đen của khách sạn ( trước đây đã vi phạm nội quy của khách sạn, không có khả năng thanh toán hoặc hành nghề mại dâm..)
* Danh sách khách chờ (Waiting list) Danh sách khách chờ là bản liệt kê tên, địa chỉ liên lạc và các thông tin cần thiết của những khách đặt buồng mà khách sạn chưa đáp ứng được tại thời điểm đó. Nhân viên đặt buồng sẽ thông báo cho khách ngay khi khách sạn có thể đáp ứng được những yêu cầu để nhận lại đặt buồng của khách.

Bước bốn: Nhập các thông tin đặt buồng Sau khi đã thoả thuận với khách, nhân viên đặt buồng tiến hành nhập các thông tin đặt buồng theo quy định của khách sạn. Ví dụ: 2 mẫu phiếu nhận đặt buồng cho khách lẻ và khách đoàn Bước năm: Khách sạn khẳng định việc đặt buồng. Ngay sau khi nhận đặt buồng, nhân viên lễ tân phải khẳng định việc đặt buồng với khách bằng điện thoại, thư, fax hoặc e mail theo quy định của khách sạn. một số thông tin cần được khẳng định là:
-Tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại.
-Loại buồng, giá buồng
-Số lượng buồng và số lượng khách.
-Ngày giờ đến và số đêm lưu trú. -Các yêu cầu đặc biệt của khách.
-Đặt buông có đảm bảo hay không đảm bảo.
-Phương thức thanh toán.
-Số đặt buồng ( số của phiếu đặt buồng).
Bước sáu : Lưu thông tin đặt buồng. Mọi thông tin về việc đặt buông của khách phải được cập nhật và lưu giữ đày đủ theo thứ tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo vần anphabê.. việc lưu dữ giúp khách sạn có được những thông tin đầy đủ khi khách đến. nhân viên theo dõi được mật độ buồng tại các thời điểm khác nhau và giúp cho việc nhận đặt buồng được nhanh chóng chính xác và hiệu quả. Bước bảy: Nhận khẳng định lại từ khách. Thông thường các khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt buồng trước ngày khách đến tuỳ theo quy định của từng khách sạn tại các thời điểm khác nhau (thường là 15 ngày cho khách đoàn và 03 ngày cho khách lẻ) Nếu khách có sửa đổi hoặc huỷ bỏ thì nhân viên phải thực hiện các bước sau:
-Xác định lại phiếu đặt buông trước đó của khách bằng cách hỏi: ngày đến, ngày đi, tên khách, số lượng buồng… -Nhận thông tin thay đổi hoặc huỷ bỏ đặt buồng của khách:
+ Sửa đôỉ: Nếu khách muốn thay đổi cần kiểm tra xem khách sạn có khả năng đáp ứng được yêu cầu mới của khách không? nếu khách sạn đáp ứng được, nhân viên đặt buồng cần khẳng định lại với khách về sự thay đổi. Nếu khách sạn không đáp ứng được, nhân viên đặt buồng cần thoả thuận lại với khách và ghi nhận kết quả.
+ Huỷ bỏ: Nếu khách muốn huỷ bỏ đặt buồng thì nhân viên vẫn phải vui vẻ với khách và tế nhị tìm hiểu lý do khách huỷ bỏ và thuyết phục khách thêm một lần nữa. Nếu khách vẫn quyết định huỷ đặt buồng thì nhân viên cám ơn khách đã thông báo cho khách sạn biết và hẹn dịp khác khách sạn được đón khách. Trong trường hợp cần thiết phải thông báo cho khách số tiền phải trả cho việc huỷ bỏ đặt buồng.
•Nhân viên cần ghi lại đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
-Thay đổi hoặc huỷ bỏ đặt buồng được yêu cầu.
-Tên người yêu cầu cần thay đổi hoặc huỷ bỏ đặt buồng.
-Ngày, tháng năm thực hiện thay đổi hoặc huỷ bỏ đặt buồng.
-Tên nhân viên ghi nhận thông tin.
•Sửa biểu mẫu, sơ đồ đặt buồng của khách sạn, cập nhật tình trạng đặt buồng.
•Liên hệ với khách đặt buồng trong danh sách khách chờ nếu khách sạn có thể đáp ứng được yêu cầu của khách. Bước tám: Tổng hợp tình hình đặt buồng và chuyển cho bộ phận đón tiếp.
Ví dụ: Sơ đồ mật độ buồng theo tháng cho các loại buồng. Hàng ngày nhân viên đặt buồng chuẩn bị danh sách khách dự định đến và đi trong ngày nhằm mục đích giúp cho khách sạn nắm được số lượng khách và nhân viên lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký hay thanh toán cho khách. Nhân viên đặt buồng ghi laị, cập nhật các thông tin sau:
-Số phiếu đặt buồng.
-Sửa đổi và huỷ bỏ đặt buồng.
-Số khách vãng lai đến trong ngày.
-Số khách ở quá hạn và khách trả buồng trước dự định.
-Số khách đặt buồng nhưng không tới.

Sử dụng Phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel để đạt hiệu quả cao nhất