Khách sạn sử dụng truyền thông sự kiện hút khách hàng thuê địa điểm
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, vấn đề không đơn giản
Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng với công tác tổ chức, truyền thông sự kiện, địa điểm có thể giúp sự kiện thành công, cũng như có thể làm hỏng sự kiện. Địa điểm phải phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện: Địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo được không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công.
Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Sự kiện rất đa dạng và phong phú. Có thể huy động các loại hình địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức. Loại địa điểm nào được chọn phải do nội dung và đặc điểm của loại sự kiện chi phối. Địa điểm tổ chức sự kiện phải tác động tích cực, hỗ trợ cho sự kiện thành công.
- Tổ chức sự kiện ngoài trời: Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho Nhà tổ chức để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Cần lưu ý khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, phải có dự phòng về thời tiết.
- Tổ chức sự kiện tại nhà hàng, khách sạn: Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Người tổ chức sự kiện cần cùng với nhà hàng phải giải quyết một số vấn đề cùng với sự thỏa thuận chi phí giữa hai bên.
Sử dụng phương tiện truyền thông (website sự kiện, mạng xã hội) để quảng bá cho thuê địa điểm khách sạn
Khách sạn không phải là đối tượng duy nhất cung cấp không gian cho sự kiện. Giữa các nhà tổ chức sự kiện/hội họp và khách sạn cần có sự phối hợp chặt chẽ trên tinh thần đôi bên cùng có lợi. Nếu bạn đang quản lý khách sạn và muốn thu hút các khách hàng là nhà tổ chức sự kiện/hội họp, truyền thông, các thông tin tiếp theo sẽ hữu ích cho bạn.
Khách sạn trên thực tế, không chỉ là nơi ăn nghỉ, mà còn kinh doanh những dịch vụ song song: địa điểm tổ chức sự kiện đặc biệt là hội họp. Các phương tiện truyền thông (website sự kiện, mạng xã hội) có thể giúp khách sạn theo nhiều cách để thu hút các nhà tổ chức sự kiện. Thông qua các phương tiện truyền thông (website sự kiện, mạng xã hội), các chủ đề như dịch vụ khách hàng, địa điểm và các tài nguyên như video, ảnh … được sử dụng để quảng bá sự kiện tới các đối tượng tham dự và gián tiếp quảng bá các dịch vụ của khách sạn tới các nhà tổ chức sự kiện khác. Dưới đây là một số cách mà các khách sạn sử dụng để thu hút khách hàng là các nhà tổ chức sự kiện
Những người lập kế hoạch sự kiện sẽ phản ứng tích cực nếu khách sạn quảng cáo sự kiện của họ trên các kênh website sự kiện, mạng xã hội. Khách sạn cũng nên chuyển tải thông tin về sự kiện cho các đối tác, khách hàng phù hợp với yêu cầu của sự kiện. Việc chuyển tải thông tin đúng đối tượng, không chỉ giúp cho sự kiện, mà còn thu hút khách hàng hay đối tác hướng về hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp của khách sạn. Nếu khách sạn của bạn chỉ chuyên tổ chức một loại sự kiện cụ thể nào đó, thì việc đăng tải thông tin sự kiện cho những người sử dụng có liên quan cũng có tác dụng hữu ích cho việc quảng bá khách sạn. Đây chính là tác dụng xúc tiến chéo.
Với website sự kiện, mạng xã hội còn là công cụ tốt để giới thiệu các tài nguyên video, hình ảnh, tài liệu … từ các sự kiện trước đó gắn với địa điểm của khách sạn. Cung cấp kết nối wi-fi và video hiển thị địa điểm để người tham dự có thể chia sẻ và thông tin về nơi họ đang có mặt, sự kiện họ đang tham dự. Việc cung cấp wifi gián tiếp là hạ tầng để website sự kiện, mạng xã hội quảng cáo cho các khách sạn.
Khách sạn có thể tận dụng các thông tin hội thảo về rất nhiều lĩnh vực công nghệ, y tế, giáo dục … và các phương tiện truyền thông (website sự kiện, mạng xã hội) cho sự kiện được tổ chức tại khách sạn để quảng bá cho chính khách sạn, thu hút khách tham dự cũng chính là khách có thể đặt phòng tại khách sạn. Điều này đặc biệt quan trọng vì (website sự kiện, mạng xã hội) sử dụng cho truyền thông sự kiện tới khách tham dự cũng gián tiếp truyền thông cho các dịch vụ và địa điểm khách sạn trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Khi sự kiện kết thúc, nhà tổ chức, người tham dự vẫn có thể theo dõi các thông tin về sự kiện của họ trên (website sự kiện, mạng xã hội) và với (website sự kiện, mạng xã hội) nhà tổ chức sự kiện khác có thể lựa chọn khách sạn là địa điểm tổ chức sự kiện của họ, người tham dự có thể lựa chọn khách sạn là địa điểm ăn nghỉ cho chuyến công tác tiếp theo của họ.
