Kinh doanh khách sạn – Lập kế hoạch và dự toán ngân sách để đi đến thành công
“Kế hoạch tốt tạo hình cho quyết định chính xác. Đó là lý do tại sao lập kế hoạch kĩ càng sẽ giúp đưa chúng ta đến giấc mơ của mình.”
(
Trong bài trước, chúng tôi đã thảo luận về vai trò mới của CFO, cũng như sự thay đổi trong hoạt động của phòng tài chính trên con đường đến thành công. Tuy nhiên, cho dù phòng tài chính có đang ởvị trí nào đi nữa, lập kế hoạch và dự toán ngân sách khách sạn luôn luôn là một trong những thách thức lớn nhất của các giám đốc tài chính. Nghiên cứu cho thấy chỉ có những khách sạn sở hữu các công nghệ hỗ trợ tiên tiến nhất mới có thể tạo ra quy trình lập kế hoạch dự toán ngân sách đầy đủ nhất, và dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của cấu trúc kinh tế, biến chúng thành những mục tiêu thực tiễn.
Cụ thể hơn, trong một khảo sát gần đây bởi PwC, hơn 70% khách sạn tham gia khảo sát thừa nhận họ cần hơn 2 tháng trời để hoàn thành quy trình lập kế hoạch dự toán ngân sách cho khách sạn. Bên cạnh đó, độ chính xác của số liệu dự toán cũng là một vấn đề nan giải ” vì gần như toàn bộ những khách sạn trên gặp khó khăn trong quá trình dự toán, với chỉ 10% khách sạn tự tin rằng độ chênh lệch giữa thực tiễn và dự toán là +/-2%.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự khó khăn này. Một vài tác nhân lớn nhất là Sự thiếu hợp tác giữa các bộ phận kinh doanh; Kết quả tính toán khó kiểm chứng; Độ chính xác của dữ liệu; Thời gian xử lý dữ liệu quá dài và cường độ làm việc cao. Trong những tác nhân trên, cường độ làm việc cao và thời gian xử lý dữ liệu dài là hai nguyên tố dẫn đầu, với con số thống kê lên đến 76% và 75% khách sạn mắc phải. Đây là bằng chứng cho thấy các quy trình kế toán thủ công vẫn được sử dụng khi lập kế hoạch dự toán ngân sách.
Vì vậy, CFO không thể mở rộng sức ảnh hưởng của mình và đáp ứng nhu cầu phát sinh mới nếu quy trình lập kế hoạch và dự toán ngân sách vẫn cứ được làm một cách thủ công như vậy. Điều này sẽ dẫn tới sự thiếu tự tin của CFO và ảnh hưởng đến toàn bộ chiến lược của khách sạn sau này.
Một cách để giải quyết vấn đề muôn thuở này chính là công nghệ.
Công nghệ giúp lập kế hoạch dự toán ngân sách hỗ trợ công việc thực hiện các nước đi chiến lược bằng cách kết nối mối quan hệ giữa kế hoạch tài chính và ngân sách với kế hoạch kinh doanh và chiến lược, từ đó gia tăng độ chính xác của số liệu dự toán và hợp nhất các quy trình tài chính lại để tăng hiệu suất làm việc. Giải pháp quản lý hiệu suất thích hợp, bao gồm các chức năng lập kế hoạch và dự toán ngân sách, sẽ hỗ trợ CFO xây dựng một quy trình lập kế hoạch tài chính kết nối và tương tác với các quản lý của phòng ban khác, từ đó tăng độ chính xác cũng như tầm nhìn kinh doanh tổng thể của khách sạn.
Phương pháp áp dụng công nghệ này đã đem lại kết quả cực kì khả quan cho các khách sạn ứng dụng, theo báo cáo của Aberdeen vào năm 2012. Những khách sạn này đã giảm được 23% thời gian đưa ra quyết định, 54% khách sạn cập nhật kế hoạch và dự toán theo tháng thường xuyên hơn, và đã cải thiện lợi nhuận hoạt động đến 3% so với khách sạn khác.
Tuy nhiên, công nghệ không phải là phép màu, mà nó cần sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa CFO – chiến lược gia và người kiểm soát – và giải pháp quản lý hiệu suất – công cụ hỗ trợ và trung tâm cung cấp thông tin cho toàn bộ quá trình. Chìa khóa để đạt được những kết quả trên là sự triển khai và bảo dưỡng các giải pháp trên để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch dự toán ngân sách, cụ thể là:
- Phát triển một hệ thống lên kế hoạch và dự toán ngân sách kết hợp và thống nhất, cung cấp tiền đề để giảm thiểu thời gian lập kế hoạch tài chính và gia tăng độ chính xác của dự toán.
- Xây dựng kế hoạch từ trên xuống và từ dưới lên để tăng mức độ chính xác của số liệu, cũng như thu hút thêm nhà đầu tư.
- Liên kết quy trình lập kế hoạch và dự toán ngân sách với toàn bộ hoạt động kinh doanh để thu hút thêm nhà đầu tư, và từ đó gia tăng giá trị chiến lược của khách sạn.
Trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ bàn luận sâu hơn về việc bằng cách nào mà công nghệ có thể góp phần đẩy mạnh hiệu suất kế toán và toàn bộ khách sạn. Đồng thòi chúng tôi cũng sẽ đề cập đến hai công nghệ có tầm ảnh hưởng lớn nhất đến vai trò của CFO và thế giới kinh doanh trong kỉ nguyên mới.
